Quản lý thu chi là một trong những công việc quan trọng và cần thiết khi kinh doanh quán cafe. Nếu không quản lý thu chi tốt, bạn sẽ khó kiểm soát được tình hình tài chính của quán, dễ gặp phải những rủi ro và khó khăn trong kinh doanh. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý thu chi đơn giản nhưng hiệu quả khi mở quán cafe.
Xác định và Theo dõi Thu Chi
Để quản lý thu chi, bạn cần xác định rõ nguồn thu và nguồn chi của quán, cũng như theo dõi chúng một cách thường xuyên và chính xác.
Thiết lập hệ thống theo dõi thu chi
Bạn có thể sử dụng các phương tiện khác nhau để theo dõi thu chi của quán, như sổ sách, bảng tính hay phần mềm quản lý tài chính. Tùy vào quy mô và nhu cầu của bạn, bạn có thể chọn phương tiện phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn nên chọn một phương tiện thống nhất và duy trì nó trong suốt quá trình kinh doanh.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính
Phần mềm quản lý tài chính là một công cụ hiện đại và tiện lợi để theo dõi thu chi của quán. Phần mềm này có thể giúp bạn nhập liệu, tính toán, phân loại, báo cáo và phân tích thu chi một cách nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể sử dụng các phần mềm miễn phí hoặc trả phí trên thị trường, hoặc tự thiết kế một phần mềm riêng cho quán của bạn.
Xây dựng bảng theo dõi thu chi hàng ngày/tuần/tháng
Bảng theo dõi thu chi là một biểu mẫu đơn giản nhưng hiệu quả để ghi chép các khoản thu và chi của quán trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể tự tạo ra bảng theo dõi thu chi bằng bảng tính Excel hoặc Word, hoặc sử dụng các mẫu có sẵn trên internet. Bạn nên ghi chép các thông tin sau trong bảng:
- Ngày/tháng/năm
- Khoản thu/chi
- Số tiền
- Loại thu/chi (kinh doanh hay cá nhân)
- Ghi chú (nếu có)
Tách biệt thu chi kinh doanh và thu chi cá nhân
Một nguyên tắc quan trọng khi quản lý thu chi là tách biệt thu chi kinh doanh và thu chi cá nhân. Bạn không nên sử dụng tiền kinh doanh để chi tiêu cá nhân, hoặc ngược lại. Việc này sẽ gây nhầm lẫn, khó kiểm soát và dễ dẫn đến hao hụt tài chính. Bạn nên tạo ra một tài khoản ngân hàng riêng cho quán, và chỉ sử dụng tài khoản này để giao dịch các khoản thu chi liên quan đến kinh doanh. Bạn cũng nên đặt ra một mức lương cố định cho bản thân, và chỉ rút tiền từ tài khoản kinh doanh khi trả lương.
Xác định Nguồn Thu
Nguồn thu là số tiền bạn thu được từ kinh doanh quán cafe. Bạn cần xác định rõ các nguồn thu chính và phụ của quán, để có thể ước tính được doanh thu kỳ vọng và tìm cách tăng thu nhập.
Liệt kê các nguồn thu chính
Nguồn thu chính là số tiền bạn thu được từ hoạt động kinh doanh chủ yếu của quán. Đối với quán cafe, nguồn thu chính thường bao gồm:
Doanh thu từ bán cà phê và đồ uống
Đây là nguồn thu chủ lực của quán cafe. Bạn cần xác định được giá bán, chi phí sản xuất và lợi nhuận của mỗi loại cà phê và đồ uống bạn bán. Bạn cũng nên theo dõi số lượng bán ra của mỗi loại trong một khoảng thời gian nhất định, để biết được sản phẩm nào bán chạy nhất và sản phẩm nào cần cải thiện.
Dịch vụ phụ khác (bán thêm sản phẩm cà phê, thực phẩm)
Ngoài bán cà phê và đồ uống, bạn có thể tăng thêm nguồn thu bằng cách bán thêm các sản phẩm liên quan đến cà phê, như hạt cà phê, máy pha cà phê, ly, ấm, muỗng,… hoặc các loại thực phẩm như bánh ngọt, sandwich, salad,… Bạn nên chọn những sản phẩm phù hợp với khách hàng và không làm giảm chất lượng của quán.
Xác định các nguồn thu phụ
Nguồn thu phụ là số tiền bạn thu được từ hoạt động kinh doanh không chính của quán. Nguồn thu phụ có thể giúp bạn tăng thêm doanh thu và khách hàng, nhưng không ổn định và không chiếm tỷ trọng cao trong tổng doanh thu. Một số nguồn thu phụ có thể áp dụng cho quán cafe là:
Tiền thưởng, khuyến mãi
Bạn có thể tạo ra các chương trình thưởng, khuyến mãi để khuyến khích khách hàng mua hàng nhiều hơn hoặc trở lại quán. Ví dụ như tặng phiếu giảm giá, điểm tích lũy, quà tặng,… khi khách hàng mua hàng với số lượng hoặc giá trị nhất định.
Thu nhập từ sự kiện đặc biệt
Bạn có thể tổ chức hoặc cho thuê không gian quán để tổ chức các sự kiện đặc biệt, như sinh nhật, hội họp, hội thảo,… Bạn có thể thu tiền vé vào cửa, tiền dịch vụ ăn uống hoặc tiền cho thuê không gian.
Xây dựng Kế Hoạch Thu Chi
Kế hoạch thu chi là một bước quan trọng để quản lý thu chi hiệu quả. Kế hoạch thu chi giúp bạn đặt ra mục tiêu, ngân sách và hành động cụ thể để đảm bảo thu chi cân bằng và lợi nhuận tối đa.
Đặt ngân sách hàng tháng
Ngân sách hàng tháng là một công cụ hữu ích để bạn ước tính và kiểm soát thu chi của quán trong một tháng. Bạn nên dựa trên các số liệu thực tế của các tháng trước, hoặc các thông tin thị trường, để đặt ra một mức thu nhập kỳ vọng và một mức chi tiêu hợp lý cho quán. Bạn cũng nên xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thu chi của quán, như mùa vụ, khách hàng, cạnh tranh, sự kiện,…
Ưu tiên các khoản chi tiêu
Khi có ngân sách hàng tháng, bạn cần phân biệt được các khoản chi tiêu theo mức độ ưu tiên. Bạn nên ưu tiên trả các khoản chi phí cố định và chi phí biến đổi trước, vì chúng là những khoản chi không thể tránh được và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của quán.
Chi phí cố định (lương nhân viên, thuê mặt bằng)
Chi phí cố định là những khoản chi không thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu của quán. Chi phí cố định thường bao gồm:
- Lương nhân viên: là số tiền bạn trả cho nhân viên làm việc tại quán. Bạn nên xác định được số lượng nhân viên cần thiết, mức lương hợp lý và thời gian trả lương cho nhân viên.
- Thuê mặt bằng: là số tiền bạn trả cho chủ nhà để sử dụng không gian kinh doanh. Bạn nên chọn một vị trí thuận lợi, có giá thuê phù hợp và có hợp đồng rõ ràng với chủ nhà.
Chi phí biến đổi (đặt hàng cà phê, nước uống, nguyên vật liệu)
Chi phí biến đổi là những khoản chi thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu của quán. Chi phí biến đổi thường bao gồm:
- Đặt hàng cà phê, nước uống, nguyên vật liệu: là số tiền bạn trả cho các nhà cung cấp để mua các nguyên liệu cần thiết để sản xuất cà phê và đồ uống. Bạn nên chọn những nhà cung cấp uy tín, có giá cả hợp lý và có chất lượng tốt.
- Chi phí điện, nước, internet: là số tiền bạn trả cho các dịch vụ thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh của quán. Bạn nên sử dụng các dịch vụ tiết kiệm và hiệu quả.
Xác định khoản tiết kiệm
Khoản tiết kiệm là số tiền bạn dành ra từ thu nhập sau khi đã trừ đi các khoản chi tiêu. Khoản tiết kiệm giúp bạn có thể đối phó với các tình huống khẩn cấp, đầu tư vào sự phát triển của quán hoặc thưởng cho bản thân. Bạn nên xác định một mức tiết kiệm hợp lý, không quá cao để làm giảm chất lượng kinh doanh, cũng không quá thấp để không có đủ dự trữ. Bạn cũng nên tạo ra một tài khoản tiết kiệm riêng cho quán, và chỉ sử dụng tài khoản này khi cần thiết.
Quản lý Các Giao Dịch Tiền Mặt
Tiền mặt là một phần quan trọng trong thu chi của quán cafe. Bạn cần quản lý các giao dịch tiền mặt một cách cẩn thận và an toàn, để tránh bị mất mát, lãng phí hoặc gian lận.
Theo dõi tiền mặt hàng ngày
Bạn nên theo dõi số tiền mặt bạn nhận và chi ra hàng ngày, để biết được tình hình thu chi của quán. Bạn có thể sử dụng các công cụ như máy tính tiền, máy in hóa đơn, sổ sách,… để ghi nhận các giao dịch tiền mặt. Bạn cũng nên kiểm tra lại số tiền mặt trong két sắt hoặc ngăn kéo ở cuối ngày, để đảm bảo không có sự sai sót hoặc thiếu hụt.
Xây dựng quy trình ghi nhận và xác thực thu chi
Bạn nên xây dựng một quy trình ghi nhận và xác thực thu chi cho quán, để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của các giao dịch tiền mặt. Quy trình này có thể bao gồm các bước sau:
- Ghi nhận số tiền mặt ban đầu trong két sắt hoặc ngăn kéo khi bắt đầu kinh doanh.
- Ghi nhận số tiền mặt thu được từ khách hàng khi bán hàng, và in hóa đơn cho khách hàng.
- Ghi nhận số tiền mặt chi ra cho các khoản chi tiêu, và lưu giữ biên lai hoặc hóa đơn.
- Ghi nhận số tiền mặt cuối cùng trong két sắt hoặc ngăn kéo khi kết thúc kinh doanh.
- So sánh số tiền mặt ban đầu, số tiền thu được, số tiền chi ra và số tiền cuối cùng, để kiểm tra sự khớp nhau và phát hiện sai sót.
- Tích hợp kiểm tra thu chi đối với ngân sách hàng tháng
Bạn nên tích hợp kiểm tra thu chi đối với ngân sách hàng tháng, để biết được tình hình thu chi của quán trong một khoảng thời gian dài hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như bảng tính hay phần mềm quản lý tài chính, để nhập liệu và phân tích các giao dịch tiền mặt hàng ngày. Bạn cũng nên so sánh số liệu thực tế với số liệu kỳ vọng trong ngân sách hàng tháng, để đánh giá hiệu suất và điều chỉnh nếu cần.
Tối ưu hóa Thu Chi
Tối ưu hóa thu chi là việc tìm cách tăng thu nhập và giảm chi phí của quán, để nâng cao lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Bạn có thể áp dụng các biện pháp sau để tối ưu hóa thu chi:
Xem xét và cắt giảm những khoản chi không cần thiết
Bạn nên xem xét lại các khoản chi tiêu của quán, và cắt giảm những khoản chi không cần thiết hoặc không mang lại hiệu quả. Bạn có thể sử dụng các tiêu chí như:
- Mức độ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của quán
- Mức độ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng
- Mức độ ảnh hưởng đến sự phát triển và mở rộng của quán
Tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa chi phí
Bạn nên tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa chi phí, bằng cách giảm bớt hoặc thay thế các nguồn chi phí hiện tại bằng những nguồn chi phí rẻ hơn hoặc hiệu quả hơn. Bạn có thể áp dụng các cách như:
Tái đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp
Bạn có thể tái đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp để có được một mức giá tốt hơn, hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp mới có chất lượng và giá cả tốt hơn. Bạn nên so sánh các lựa chọn khác nhau, và chọn những nhà cung cấp có thể đáp ứng được nhu cầu của quán về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và dịch vụ sau bán hàng.
Tích hợp công nghệ và quy trình tối ưu
Bạn có thể tích hợp công nghệ và quy trình tối ưu để giảm bớt chi phí lao động, năng lượng, nguyên vật liệu và thiết bị. Bạn có thể sử dụng các công nghệ như:
- Máy pha cà phê tự động: giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nguyên liệu khi pha chế cà phê
- Máy tính tiền thông minh: giúp bạn theo dõi thu chi, quản lý kho hàng và khách hàng một cách hiệu quả
- Thiết bị tiết kiệm điện: giúp bạn tiết kiệm chi phí điện năng, như bóng đèn LED, máy lạnh inverter, thiết bị điều khiển từ xa,…
Bạn cũng nên xây dựng các quy trình tối ưu để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, như:
- Phân công rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm cho mỗi nhân viên
- Đào tạo và cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên
- Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và thân thiện
Xây dựng một quy trình phê duyệt chi tiêu
Bạn nên xây dựng một quy trình phê duyệt chi tiêu cho quán, để đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu đều được kiểm tra, xác nhận và ghi nhận một cách chặt chẽ. Quy trình này có thể bao gồm các bước sau:
- Xác định người có quyền phê duyệt chi tiêu, ví dụ như chủ quán, quản lý hoặc kế toán
- Xác định các tiêu chí để phê duyệt chi tiêu, ví dụ như số tiền, mục đích, thời hạn và nguồn vốn
- Xác định các hình thức để phê duyệt chi tiêu, ví dụ như bằng văn bản, điện thoại hoặc email
- Xác định các hành động sau khi phê duyệt chi tiêu, ví dụ như lập phiếu chi, lưu giữ biên lai hoặc hóa đơn, cập nhật sổ sách hoặc phần mềm quản lý tài chính
Đối Phó với Khẩn Cấp Tài Chính
Khẩn cấp tài chính là những tình huống bất ngờ và khó lường, có thể gây ảnh hưởng xấu đến thu chi của quán. Bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với các khẩn cấp tài chính, để giảm thiểu thiệt hại và khôi phục hoạt động kinh doanh.
Xây dựng quỹ dự trữ cho trường hợp khẩn cấp
Quỹ dự trữ là số tiền bạn dành ra từ khoản tiết kiệm, để sử dụng khi gặp phải các khẩn cấp tài chính. Quỹ dự trữ giúp bạn có thể thanh toán các khoản chi phí bất ngờ, mà không ảnh hưởng đến ngân sách hàng tháng của quán. Bạn nên xác định một mức quỹ dự trữ phù hợp với quy mô và rủi ro của quán, ví dụ như 3 tháng hoặc 6 tháng chi phí cố định. Bạn cũng nên tạo ra một tài khoản tiết kiệm riêng cho quỹ dự trữ, và chỉ sử dụng tài khoản này khi cần thiết.
Xác định các biện pháp ứng phó khi xuất hiện khả năng cắt giảm chi tiêu
Khi gặp phải các khẩn cấp tài chính, bạn có thể phải cắt giảm chi tiêu để duy trì hoạt động kinh doanh của quán. Bạn nên xác định các biện pháp ứng phó khi xuất hiện khả năng cắt giảm chi tiêu, để có thể áp dụng kịp thời và hiệu quả. Một số biện pháp có thể áp dụng là:
Tạm ngừng hoặc giảm bớt các khoản chi không thiết yếu hoặc không mang lại hiệu quả cao
Tìm kiếm các nguồn vốn khác, như vay mượn, đầu tư hoặc hợp tác
Thay đổi giá bán, khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng để thu hút khách hàng
Thực Hiện và Đánh Giá
Sau khi xây dựng kế hoạch quản lý thu chi, bạn cần thực hiện và đánh giá kế hoạch một cách nghiêm túc và liên tục, để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng mục tiêu và hiệu quả.
Thực hiện kế hoạch quản lý thu chi
Bạn nên thực hiện kế hoạch quản lý thu chi một cách có trách nhiệm và kiên định. Bạn nên tuân thủ ngân sách hàng tháng, ghi nhận và xác thực thu chi, quản lý các giao dịch tiền mặt, tối ưu hóa thu chi và đối phó với khẩn cấp tài chính. Bạn cũng nên giao nhiệm vụ cho nhân viên và giám sát họ trong việc thực hiện kế hoạch.
Đánh giá hiệu suất và điều chỉnh nếu cần
Bạn nên đánh giá hiệu suất của kế hoạch quản lý thu chi một cách thường xuyên và khách quan. Bạn nên sử dụng các chỉ số như:
- Doanh thu: là tổng số tiền bạn thu được từ kinh doanh quán cafe
- Lợi nhuận: là số tiền bạn thu được sau khi đã trừ đi các chi phí
- Tỉ lệ lợi nhuận: là tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận so với doanh thu
- Dòng tiền: là sự chênh lệch giữa số tiền thu vào và số tiền chi ra trong một khoảng thời gian nhất định
- Tỷ lệ dòng tiền: là tỷ lệ phần trăm của dòng tiền so với doanh thu
- Bạn nên so sánh các chỉ số này với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch, để biết được mức độ thành công hay thất bại của kế hoạch. Nếu có sự sai lệch quá lớn, bạn nên tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Kết Luận
Quản lý thu chi là một công việc quan trọng và cần thiết khi kinh doanh quán cafe. Bằng cách áp dụng các bước hướng dẫn trong bài viết này, bạn có thể quản lý thu chi một cách đơn giản nhưng hiệu quả. Bạn có thể:
- Xác định và theo dõi thu chi
- Xác định nguồn thu
- Xây dựng kế hoạch thu chi
- Quản lý các giao dịch tiền mặt
- Tối ưu hóa thu chi
- Đối phó với khẩn cấp tài chính
- Thực hiện và đánh giá kế hoạch
Bằng cách quản lý thu chi tốt, bạn có thể duy trì sự cân bằng tài chính, nâng cao lợi nhuận và phát triển quán cafe của bạn. Chúc bạn thành công!
